Réseau Koumbit inc. | Règlements généraux

1. Dispositions générales

1.1. Nom

Le nom de la corporation est « Réseau Koumbit Inc. » (ci-après désigné comme la corporation ou l'organisme).

1.2. Siège social

Le siège social de la corporation est établi sur l'Île de Montréal ou à tout autre endroit déterminé de temps à autre par le Conseil d'administration.

2. Les membres

2.1. Catégories

2.1.1. Membres individuels

Peut être membre individuel de la corporation toute personne physique intéressée aux buts et aux activités de la corporation et se conformant aux normes d'admission établies de temps à autre par résolution du conseil d'administration, auquel le conseil d'administration, sur demande à cette fin, accorde le statut de membre individuel. Les membres en règle ont le droit de participer à toutes les activités de la corporation, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d'assister à ces assemblées et d'y voter. Ils sont éligibles comme administrateurs de la corporation.

2.1.2. Membres organisationnels

Peut être membre associé de l'organisme toute personne morale porté par une mission sociale (exemple OSBL, Coopérative, Syndicat) intéressée aux buts et aux activités de la corporation et se conformant aux normes d'admission établies de temps à autre par résolution du conseil d'administration, auquel le conseil d'administration, sur demande à cette fin, accorde le statut de membre organisationnel. Le représentant d'un membre corporatif obtient les mêmes droits que les membres individuels.

2.2. Cotisation

Le conseil d'administration peut, par résolution, fixer le montant et la fréquence des cotisations à être versées à la corporation par les membres ainsi que le moment de leur exigibilité. Les cotisations payées ne sont pas remboursables en cas d'expulsion, de suspension ou de retrait d'un membre. Un membre qui n'acquitte pas sa cotisation à la date d'échéance perd automatiquement le statut de membre. Si la cotisation est acquittée dans les six mois qui suivent sa date d'exigibilité, le membre est réintégré sans autre formalité.

2.3. Retrait

Tout membre peut se retirer comme tel en tout temps, en signifiant ce retrait par écrit au secrétaire de la corporation.

2.4. Suspension et expulsion

Le conseil d'administration peut, par résolution, suspendre pour une période qu'il détermine ou encore expulser définitivement tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des présents règlements ou qui commet un acte jugé indigne, contraire ou néfaste aux buts poursuivis par la corporation. La décision peut être renversée par l'assemblée générale. Le conseil d'administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu'il pourra de temps à autre déterminer, en autant que le membre visé soit informé par écrit de la nature exacte de l'acte ou de l'omission qu'on lui reproche, qu'il ait l'occasion de se faire entendre sur ce sujet, et que la décision le concernant soit prise avec impartialité.

3. Assemblées des membres

3.1. Assemblée générale annuelle

• (Section modifiée durant l'Assemblée générale annuelle 2022.)

L'équipe de coordination de l'AGA déterminera la date de la tenue de l'assemblée générale annuelle des membres de la corporation qui devra avoir lieu durant le mois de novembre. L'assemblée générale annuelle est tenue au siège social de la corporation ou à tout autre endroit fixé par le conseil de travail.

3.2. Assemblées générales spéciales

Les assemblées spéciales des membres sont tenues à l'endroit fixé par le conseil d'administration ou la ou les personnes qui convoquent ces assemblées. Il appartient au conseil d'administration de convoquer ces assemblées, lorsqu'elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de la corporation. Cependant, le conseil d'administration est tenu de convoquer une assemblée spéciale des membres sur réquisition à cette fin, par écrit ou par moyen électronique, signée par au moins 10% des membres en règle, et cela dans les dix jours suivant la réception d'une telle demande, qui devra spécifier le but et les objets d'une telle assemblée spéciale ; à défaut par le conseil d'administration de convoquer une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut-être convoquée par les signataires de la demande.

Le conseil d'administration a le devoir de diffuser la demande de signature de l'appel à l'assemblée spéciale.

3.3. Avis de convocation : assemblée générale annuelle

Les avis de convocation de toute assemblée annuelle doivent mentionner le lieu, la date et l'heure de l'assemblée ainsi que le ou les points à l'ordre du jour. Les avis de convocation doivent être envoyés par voie électronique ou écrite à la dernière adresse au registre des membres, 10 jours ouvrables avant la date de l'assemblée.

3.4. Avis de convocation : assemblée générale spéciale

Les avis de convocation de toute assemblée spéciale doivent mentionner le lieu, la date et l'heure de l'assemblée ainsi que le ou les points à l'ordre du jour. Les avis de convocation doivent être envoyés par voie électronique ou écrite à la dernière adresse au registre des membres, 10 jours ouvrables avant la date de l'assemblée.

3.5. Président et secrétaire d'assemblée

Le président et le secrétaire d'assemblée sont votés par l'assemblée en début d'assemblée selon le principe de rotation des tâches.

3.6. Quorum

Le quorum de l'assemblée générale est le minimum entre: 15 personnes ou 30% des membres.

3.7. Droit de vote

À une assemblée des membres, les membres en règle ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration est permis à condition d'avoir une lettre signée de la main de la personne absente précisant la nature de son vote. Toutes les décisions se prennent à main levée. Cependant, si un membre demande le vote secret, l'assemblée devra s'y soumettre.

3.8. Mode décisionnel

Sauf disposition contraire dans la loi et sauf indication contraire dans ce règlement, toutes les questions soumises à une assemblée des membres seront tranchées par une majorité simple (50% + 1) des voix validement données.

3.9. Voix prépondérante

En cas de partage des voix, le président d'assemblée n'aura pas voix prépondérante.

3.10. Scrutateurs

Le président de toute assemblée des membres peut nommer deux personnes (qui peuvent, mais ne doivent pas nécessairement être des membres de la corporation) pour agir comme scrutateurs à cette assemblée. Leurs fonctions consistent à distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer au président de l'assemblée.

3.11. Procédure aux assemblées

Le président de toute assemblée des membres veille au bon déroulement de l'assemblée et y conduit les procédures sous tous ses rapports. Il dicte la procédure à suivre, sujet aux présents règlements et peut expulser, sur décision de l'assemblée, toute personne qui n'a pas le droit d'y assister ainsi que tout membre qui y sème la perturbation.

3.12. Ajournement

1. Le président d'une assemblée des membres a en tout temps durant l'assemblée, le pouvoir de l'ajourner temporairement afin de délibérer ou de rencontrer les membres du conseil d'administration.
2. En tout temps durant l'assemblée, le président d'une assemblée des membres a, avec le consentement de l'assemblée, le pouvoir de l'ajourner à une date ultérieure.

3.13. Destitution du président d'assemblée

À défaut par le président de l'assemblée de s'acquitter fidèlement de sa tâche, les membres peuvent à tout moment le destituer et le remplacer par une autre personne.

3.14. Participation électronique

La participation électronique aux assemblées est permise, sujette à une décision du conseil d'administration approuvée par l'assemblée générale.

4. Le conseil d'administration

4.1. Mandat

Le conseil doit:

• représenter Koumbit publiquement;
• animer la vie associative;
• arbitrer en dernière instance les conflits émergeant au sein du collectif;
• en accord avec les décision de l'AG, discuter des grandes orientations, suggérer des visions à moyen et long terme, et conseiller le comité de travail dans la réalisation de ses activités;
• recevoir les rapports sur l'avancement des activités du comité de travail 4 fois par année.

4.2. Nombre

Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil d'administration composé de 7 membres.

4.3. Composition

Le conseil d'administration est composé de 2 membres délégués par le comité de travail, au minimum 2 membres organisationnels et au minimum 1 membre individuel.

4.4. Durée des mandats

La durée des fonctions de chaque administratrice et administrateur est de deux ans à compter de la date de leur élection. Les administratrices/administrateurs qui ne représentent pas le Conseil de Travail doivent se représenter à la fin de leur mandat à l'AGA de Koumbit pour être réélus par cette AGA.

Les administratrices/administrateurs mandaté.e.s par le CT peuvent faire deux mandats consécutifs. Ces dernier.e.s doivent aussi confirmer la reconduction de leur mandat à la fin du premier mandat lors de l'AGA de Koumbit. Une période d'un an sans siéger au CA est nécessaire pour une administratrice/administrateur qui voudrait participer à nouveau au CA.

Une administratrice ou un administrateur demeure en fonction jusqu'à l'expiration de son mandat, ou jusqu'à ce que son successeur ait été nommé ou élu.

4.5. Éligibilité

Seuls les membres en règle de la corporation sont éligibles comme administrateurs. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles.

4.6. Élection

• (Section modifiée durant l'Assemblée générale annuelle 2022.)

La moitié des administrat.eur.rice.s sont élu.e.s chaque année par les membres en règle au cours de l'assemblée annuelle. Une proposition est écrite incluant les noms des personnes qui se présentent, puis adoptée par un vote ouvert initié par l'animat.eur.rice de l'élection. Tout blocage sur la proposition entraîne l'annulation de celle-ci.

Disposition temporaire : Dès la première rencontre du conseil d'administration régulier, un tirage au sort sera effectué afin de déterminer quels sont les administrat.eur.rice.s qui auront un mandat d'un an.

4.7. Retrait d'un administrateur

Cesse de faire partie du conseil d'administration et d'occuper sa fonction, tout administrateur qui : a) présente par écrit sa démission au conseil d'administration ; b) décède, devient insolvable ou interdit ; c) cesse de posséder les qualifications requises ; d) est destitué, selon la procédure prévue aux présents règlements, ou ; e) cumule trois absences consécutives sans raisons jugées valables par le conseil d'administration.

4.8. Vacances

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d'administration, mais le remplaçant ne reste en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Lorsque des vacances surviennent dans le conseil d'administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les remplir en nommant au poste vacant une personne de leur choix en respectant la structure précisée au point 4.3 Composition et, dans l'intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu'un quorum existe.

4.9. Destitution

Tout administrateur peut être démis de ses fonctions avant l'expiration de son mandat, à une assemblée des membres convoquée à cette fin, par un vote des deux-tiers des membres présents. L'avis de convocation de l'assemblée doit mentionner qu'une telle personne est passible de destitution ainsi que la principale faute qu'on lui reproche. À cette même assemblée, une personne dûment qualifiée peut être élue aux lieu et place de l'administrateur démis. La personne ainsi élue ne reste en fonction que pour la durée non expirée du mandat de l'administrateur destitué qu'elle remplace.

4.10. Rémunération et indemnisation

Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tels pour leurs services. Toutes dépenses devront avoir été préalablement autorisées par le conseil d'administration et devront respecter les politiques de remboursement adoptées, de temps à autre, par le conseil d'administration.

4.11. Administrateur intéressé

Aucun administrateur ne peut confondre des biens de la corporation avec les siens ni utiliser à son profit ou au profit d'un tiers les biens de la corporation ou l'information qu'il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu'il ne soit expressément et spécifiquement autorisé à le faire par les membres de la corporation.

Chaque administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d'administrateur de la corporation. Il doit dénoncer sans délai à la corporation tout intérêt qu'il possède dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d'intérêts, ainsi que les droits qu'il peut faire valoir contre la corporation, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.

Un administrateur peut, même dans l'exercice de ses fonctions, acquérir, directement ou indirectement, des droits dans les biens de la corporation ou contracter avec elle, en autant qu'il signale aussitôt ce fait à la corporation, en indiquant la nature et la valeur des droits qu'il acquiert, et qu'il demande que ce fait soit consigné au procès-verbal des délibérations du conseil d'administration.

L'administrateur ainsi intéressé dans une acquisition de biens ou un contrat doit s'abstenir de délibérer et de voter sur la question. L'administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le conseil d'administration délibère et vote sur l'acquisition ou le contrat en question.

Ni la corporation ni l'un de ses membres ne pourra contester la validité d'une acquisition de biens ou d'un contrat impliquant d'une part, la corporation et, d'autre part, directement ou indirectement un administrateur, pour le seul motif que l'administrateur y est parti ou intéressé, du moment que cet administrateur a procédé sans délai et correctement à la dénonciation mentionnée plus avant au présent règlement.

4.12. Nombre d'assemblée

Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins 4 fois par année.

4.13. Convocation et lieu

Les assemblées du conseil d'administration sont convoquées par le vice-président ou le président, soit sur instruction du président, soit sur demande écrite ou par courriel d'au moins trois administrateurs. Elles sont tenues au siège social de la corporation ou à tout autre endroit désigné par le conseil d'administration.

4.13.1. Participation à distance

Les administrateurs peuvent, si tous sont d'accord, participer à une assemblée du conseil d'administration par téléphone, vidéoconférence ou tout autre moyen permettant de participer à l'assemblée de façon textuelle ou vocale en temps réel. Ils sont alors réputés avoir assisté à l'assemblée.

4.14. Avis de convocation

L'avis de convocation à une assemblée du conseil d'administration se donne par télécopieur, par courriel, par téléphone ou par la poste. Le délai de convocation est d'au moins trois jours ouvrables. Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, l'assemblée peut avoir lieu sans avis préalable de convocation. La présence d'un administrateur à une assemblée couvre le défaut d'avis quant à cet administrateur.

4.15. Quorum

Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d'administration est de la majorité (50% plus un) des administrateurs en poste. Un quorum doit être présent pour toute la durée des assemblées.

4.16. Procédure

Le président de l'assemblée veille au bon déroulement de l'assemblée et en général conduit les procédures sous tous rapports. Tout administrateur peut soumettre des propositions sur lesquelles un vote doit être pris. À défaut par le président de l'assemblée de s'acquitter fidèlement de sa tâche, les administrateurs peuvent à tout moment le destituer et le remplacer par une autre personne.

Le président de l'assemblée est élu par le conseil d'administration au début de chaque assemblée.

4.17. Vote

Chaque administrateur a droit à une voix et toutes les questions doivent être décidées à la majorité. Le vote est pris à main levée, à moins que le président de l'assemblée ou un administrateur ne demande le scrutin secret. L'assemblée doit rechercher le consensus. Le vote par procuration n'est pas permis et le président de l'assemblée n'a aucune voix prépondérante en cas d'égalité des voix.

4.18. Résolution signée

Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d'administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de la corporation.

4.19. Assemblée publique

Le conseil d'administration peut, de temps à autre, décider de tenir des assemblées du conseil d'administration ouvertes aux membres de la corporation.

4.20. Ajournement

Une assemblée du conseil d'administration peut être ajournée par un vote majoritaire des administrateurs présents, et cette assemblée peut être tenue telle qu'ajournée sans qu'il soit nécessaire de la convoquer à nouveau.

4.21. Protection des administrateurs

Tout administrateur qui a pris un engagement au nom de la corporation est tenu indemne et à couvert à même les fonds et/ou l'assurance responsabilités des administrateurs de la dite corporation de tous frais qu'il subit au cours d'une procédure intentée contre lui dans l'exercice de fonctions liées à son poste d'administrateur et de tous frais supportés au cours des affaires de la corporation, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou omission volontaire.

5. Les officiers

5.1. Désignation

Les officiers de la corporation sont : le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier, ainsi que tout autre officier dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du conseil d'administration. Une même personne peut cumuler plusieurs postes d'officiers.

5.2. Élection

Le conseil d'administration doit, à sa première assemblée suivant l'assemblée annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l'exigent, nommer les officiers de la corporation. Cette nomination peut se faire par tirage au sort parmis les volontaires.

5.3. Rémunération et indemnisation

Les officiers de la corporation ne sont pas rémunérés comme tels pour leurs services. Ils ont droit à la même indemnisation que celle énoncée dans le chapitre 4 ci-haut pour les administrateurs.

5.4. Durée du mandat

Les officiers sont en fonction à partir de leur élection jusqu'à la prochaine élection des administrateurs, ou jusqu'à ce que leur successeurs soient nommés.

5.5. Vacances

Toute vacance dans un poste d'officier peut être remplie en tout temps par le conseil d'administration. L'officier ainsi nommé reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat de la personne qu'il remplace.

5.6. Pouvoirs et devoirs des officiers

Les officiers ont tous les pouvoirs et les devoirs ordinairement inhérents à leur charge, sous réserve de la loi ou des règlements, et ils ont en plus les pouvoirs et devoirs que le conseil d'administration leur délègue ou impose. Les pouvoirs des officiers peuvent être exercés par toute autre personne spécialement nommée par le conseil d'administration à cette fin, en cas d'incapacité d'agir de ces officiers.

Koumbit affirme sa volonté de ne pas accorder délibérément de pouvoirs particuliers à une personne dans l'organisation sans justification technique.

5.7. Président

Le président signe tous les documents qui requièrent sa signature. Il ne préside pas nécessairement toutes les assemblées.

5.8. Vice-président

Au cas d'absence du président ou si celui-ci est empêché d'agir, le vice-président a les pouvoirs et assume les obligations du président.

6. Les comités

6.1. Catégories

Les comités de la corporation se divisent en deux catégories : les comités ad-hoc et les comités permanents.

6.2. Comités ad-hoc

Les comités spéciaux ou "ad-hoc" sont des comités crées par le conseil d'administration, suivant les besoins, pour une période et pour des buts déterminés. Ces comités traitent des objets pour lesquels ils sont formés, et relèvent du conseil d'administration, auxquels ils doivent faire rapport sur demande. Ils sont dissous automatiquement à la fin de leur mandat.

6.3. Comités permanents

Le seul comité permanent de la corporation est le collectif de travail.

6.4. Comité de travail

6.4.1. Mandat

Le comité de travail voit au bon fonctionnement des contrats, projets et opérations régulières de Koumbit ainsi qu'à la distribution équitable des tâches. Il a le contrôle général et surveille les affaires de la corporation.

6.4.2. Éligibilité

Le conseil d'administration détermine le processus d'égibilité des membres au comité de travail, qui doit être rendu public.

6.4.3. Destitution

Le conseil d'administration peut destituer un membre du comité de travail suite à deux avertissements écrits du comité de travail ou du conseil d'administration.

6.4.4. Privilèges des membres

Le privilège du membre du comité de travail:

1. voter durant les réunions du comité de travail
2. être employé de koumbit
3. représenter leurs pairs du comité de travail auprès du conseil d'administration.

6.4.5. Fonction

Le comité de travail est redevable au conseil d'administration.

6.4.6. Quorum

Le quorum des réunions du comité de travail est constitué des deux tiers des membres travailleurs salariés actifs du comité de travail. Un membre actif est un membre qui n'est pas actuellement parti en vacance ou en congé, par exemple un congé sans solde, un congé parental, un congé civil, ou un congé social.

6.4.7. Suspension

• Le conseil d'administration peut suspendre un membre du comité de travail pour une durée maximale d'un an.

6.4.8. Représentation au CA

• Le conseil de travail élit deux membres du conseil de travail pour siéger comme membre du CA. Ils/elles sont soumis aux mêmes règles que les autres administrateurs

6.5. Convocation et lieu

Les assemblées des comités sont tenues au siège social de la corporation ou à tout autre endroit désigné par le secrétaire de l'assemblée.

6.5.1. Participation à distance

Les membres d'un comité peuvent, si tous sont d'accord, participer à une assemblée du comité par téléphone, vidéoconférence ou tout autre moyen permettant de participer à l'assemblée de façon textuelle ou vocale en temps réel. Ils sont alors réputés avoir assisté à l'assemblée.

7. Dispositions finales

7.1. Exercice financier

L'exercice financier de la corporation se termine le 31 août de chaque année, ou à toute autre date fixée par résolution du conseil d'administration.

7.2. Vérificateur

Lors de leur assemblée annuelle, un vérificateur des comptes de la corporation peut être nommé par les membres si nécessaire. Aucun administrateur ou toute personne qui est son associé ne peut être nommé vérificateur. Si le vérificateur décède, démissionne, cesse d'être qualifié ou devient incapable de remplir ses fonctions avant l'expiration de son terme, le conseil d'administration peut remplir la vacance en nommant un remplaçant, qui sera en fonction jusqu'à l'expiration du terme.

7.3. Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont au préalable approuvés par le conseil d'administration. Tous les actes, effets de commerce, transferts, contrats, engagements, obligations et autres documents qui requièrent la signature de la corporation devront être signés par un administrateur de la corporation. Le conseil d'administration peut en tout temps, par résolution, autoriser d'autres personnes à signer au nom de la corporation. Cette autorisation peut être générale ou se limiter à un cas particulier. Sauf tel que susdit et sauf toute disposition contraire dans les règlements de la corporation, aucun représentant ou employé n'a le pouvoir ni l'autorisation de lier la corporation par contrat ou autrement ni d'engager son crédit.

7.4. Chèques et traites

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation sont signés par deux des trois personnes désignées à cette fin par le conseil d'administration.

7.5. Dépôts

Les fonds de la corporation devront être déposés au crédit de la corporation auprès de la ou les banques, caisses populaires ou compagnies de fiducie que le conseil d'administration désignera par résolution.

7.6. Modifications aux règlements

Le conseil d'administration a le pouvoir d'abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement, mais toute telle abrogation ou modification ne sera en vigueur, à moins que dans l'intervalle elle ne soit ratifiée par une assemblée spéciale des membres, que jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle des membres ; et si cette abrogation ou modification n'est pas ratifiée à la majorité simple des voix lors de cette assemblée annuelle, elle cessera, mais de ce jour seulement, d'être en vigueur. Si le conseil d'administration utilise ce pouvoir, les membres seront avisés par courriel par le biais de la liste de diffusion.

7.7. Droits d'auteur

Le texte du présent document est placé dans le domaine public pour faciliter leur utilisation par d'autres organismes.

COPIE CERTIFIÉE CONFORME du règlement numéro 1 de la corporation "Réseau Koumbit Inc."

SIGNÉ à Montréal, ce _ ième jour de 2004.

Administrateur

Administrateur

8. Annexes

8.1. Version papier

Version papier des Règlements généraux présentés à l'AG de fondation (28 novembre 2005) et non-modifiés suite aux amendements adoptés. RG.final.pdf RG.final.odt