Synopsis

Beaucoup d'OBNL ont a traiter avec des contacts de toutes les sortes: membres, donateurs, abonnés aux listes de diffusion, clients... Afin de répondre à ce besoin, de plus en plus d'organismes utilisent un logiciel de « Gestion de la relation client » (GRC), plus connu sous l'acronyme anglais <em>CRM</em> («Constituent relationship management»).

Pour plusieurs OBNLs, le principal obstacle à l'utilisation d'un tel outil est le coût de son adoption. En effet, il est souvent difficile de répondre aux besoins d'un organisme à l'intérieur d'un budget de $2000 à $4000, voire plus. Koumbit offre cette formation afin que des clients avec des budgets plus restreints puissent adopter un tel outil.

Le but de cette formation de trois sessions est de former des participants dans l'utilisation de CiviCRM en les aidant à le configurer pour leurs besoins. CiviCRM est un CRM spécialisé dans les besoins d'organismes et d'entités à but non lucratif. (Pour des informations détaillées sur cet outil, voir http://CiviCRM.org ou http://flossmanuals.net/CiviCRM). Même si vous n'êtes pas 100% certain d'être prêt à faire la transition, c'est une occasion d'essayer l'outil et d'acquérir des compétences à un prix relativement modique.

La formation vise les OBNLs avec 200 à 200 000 contacts, ainsi que ceux qui veulent aider des OBNLs dans l'adoption de CiviCRM. Il n'est pas du tout nécessaire d'avoir des habiletés techniques avancées, mais il faut avoir une certaine ouverture face aux ordinateurs et être prêt à apprendre sur de nouveaux logiciels.

Objectifs

Les participants à la formation apprendrons à faire les tâches suivantes:

• Comprendre les divers fonctionnalités de CiviCRM et comment elles peuvent correspondre à leurs besoins.
• Installer CiviCRM et effectuer des configurations de base. Activer les fonctionalités voulues.
• Gérer les comptes utilisateur et les permissions variées des membres de votre équipe qui utiliseront CiviCRM.
• Ajouter des individus, ménages et organisations et faire des liens entre eux.
• Faire des recherches avancées pour trouver des contrats et pour avoir des statistiques sur les contacts.
• Gérer des groupes de clients et des «tags».

• Gérer les adhésions («memberships») avec ou sans frais annuels (avec CiviMember).

• Créer et modifier des champs spéciaux d'informations sur les contacts (par exemple, des champs pour l'inscription à des événements).

• Créer des événements (avec CiviEvent).

• Créer une page où des individus peuvent changer leurs informations personnelles et s'inscrire à des événements.

• Envoyer des courriels à des listes de contacts (avec CiviMail).

• Évaluer l'utilité de fonctionalités optionnelles de CiviCRM qui répondent à des besoins moins communs, telles que la gestion des dossiers («case management» avec CiviCASE), la gestion du suivi par contrats pour son équipe interne (suivi des «activités») ou les pétitions.

Notez que CiviCRM peut également être configuré d'autres façons, que nous n'aurons pas le temps d'aborder lors de la formation. De plus, comme c'est un logiciel libre, il peut être modifié pour répondre à divers besoins en ajoutant des fonctionnalités. Pour une liste d'autres besoins communs qui seront peut-être pertinent à aborder hors de la formation, voir cette liste.

Langue

La formation sera en français, mais les participants peuvent configurer leur CiviCRM pour que l'interface soit en français ou en anglais. Il est possible de configurer CiviCRM pour que l'interface soit en français pour certains utilsateurs et en anglais pour d'autres, mais il ne sera pas possible d'offrir cette option lors de la formation pour des questions de simplicité. Les formateurs répondront à des questions dans les deux langues. Notez qu'une partie de la documentation sur CiviCRM est disponible uniquement en anglais. Certaines informations pratiques (incluant certains des documents utilisés lors du cours) seront en anglais. Koumbit continue de faire des efforts pour améliorer la traduction vers le français.

Formateurs

Steve Baird et Samuel Vanhove

Participants

Nous prévoyons un groupe de 6 à 8 participants. S'il y a trop peu d'inscriptions, il pourrait être nécessaire d'annuler la formation ou d'explorer d'autres arrangements possible avec ceux qui sont inscrits.

La liste des participants sera disponible avant la formation. Il sera possible de la voir à partir d'un lien qui sera publié ici.

Logiciels d'hébergement et accès nécessaires et recommandés

Hébergement : Koumbit offre un service d'hébergement CiviCRM. Pour les organismes dont le budget le permet, nous recommandons un service qui comprend l'installation initiale, les mises-à-jour régulières et le support continu (veuillez nous contacter pour connaître les prix sur mesure pour vos besoins). Pour ceux qui ont des budget très restraints, il est possible d'offrir un espace d'hébergement sans que les mises-à-jour soient gérées par Koumbit, à un prix réduit. Veuillez nous contacter pour des informations complémentaires. Si vous utilisez déjà un hébergement chez un autre fournisseur et que vous voulez installer votre CiviCRM sur cet hébergement, il faudra qu'il réponde au critères spécifés ici et que vous ayez les accès suffisants pour vous connecter par FTP, ainsi que l'habileté de créer une base de données.

Accès : Pour ceux qui ont déjà un CiviCRM installé, il est nécessaire que vous soyez en mesure de vous connecter comme administrateur (ou comme un utilisateur ayant presque toutes les permissions) avant de commencer la formation.

Logiciels : La formation ne requiert aucun logiciel spécialisé autre qu'un client FTP. Apporter votre ordinateur portable, pourrait vous aider à vous habituer à un logiciel (ou «client») FTP installé sur votre système au lieu d'utiliser un logiciel spécifique à la formation. Si vous n'avez pas déjà un client FTP, on vous recommande d'en installer un avant la formation.

Plan de cours

Première journée de la formation : Installation, mises-à-jour, gestion générale des contacts

Le jeudi 8 mars 2012

Les premières [45 MINUTES] de ce cours consistent à installer CiviCRM. Les prochaines 20 minutes consistent à faire une mise-à-jour ensemble. Les clients qui ont déjà CiviCRM d'installé (ou qui viennent d'acheter l'hébergement avec mises-à-jours et installation initiale de Koumbit) n'ont pas besoin d'assister à cette partie de la formation et sont priés de se présenter à [19h]. Les autres sujets abordés lors de ce cours seront les suivants:

• Présentation initiale des diverses fonctionnalités de CiviCRM et comment il peut répondre à notre cas particulier.

• Faire les configurations de base (langue et composantes facultatives telles que CiviPledge, etc).

• Gérer les usagers et leurs permissions.
• Ajouter des individus, ménages et organisations et faire des liens entre eux.
• Faire des recherches avancées pour trouver des contacts et avoir des statistiques sur ceux-ci.
• Gérer des groupes de clients et d'étiquettes («tags»)

Deuxième journée de la formation : Memberships, champs «custom», inscriptions aux événements

Le jeudi 15 mars 2012

• Créer et gérer des «contributions» (dons, frais d'adhésion, etc.).

• Gérer les adhésions («memberships») avec ou sans frais annuels (avec CiviMember).

• Enlever ou changer le libelé de champs qui ne nous sont pas utiles.
• Créer et modifier des champs spéciaux d'informations sur les contacts (par exemple, des champs pour l'inscription à des événements).

• Créer des événements (avec CiviEvent).

• Créer une page où des individus peuvent changer leurs informations personnelles (dans des «profils») et s'inscrire à des événements.

Troisième et dernière journée de la formation : Envois en masse de courriels, rapports et statistiques, évaluation de fonctionalités complémentaires

Le jeudi 22 mars 2012

• Configurer CiviMail.

• Envoyer des courriels à des groupes et des listes d'individus.
• Créer des templates de base pour les envois de courriels (avec images et html avancé seulement si le participant a déjà un template à utiliser ou l'habileté d'en créer soit même).
• Utilisation générale des rapports, création de rapports personnalisés et configuration des tableaux de bord.
• Évaluer l'utilité de fonctionalités optionnelles de CiviCRM qui répondent à des besoins moins communs, telles que la gestion des dossiers («case management» avec CiviCASE), la gestion du suivi par contrats pour son équipe interne (suivi des «activités») ou les pétitions.

Fonctionalités complémentaires que les participants pourraient être intéressés à aborder hors de la formation

Comme il n'y aura que trois séances de formation, il y a certaines fonctionalités de CiviCRM qu'on ne sera pas en mesure d'aborder. Voici une liste de fonctionnalités communes:

• la migration de données complexes vers CiviCRM à partir d'autres programmes de gestion de contacts ou de donateurs,

• la configuration de CiviCase pour la gestion de dossiers («case work»),

• la création de courriels complexes codés en HTML,
• les modifications à l'apparence de CiviCRM (incluant les pages d'inscription à des événements pour que leur esthétique se conforme à d'autres parties du site),
• les améliorations à la traduction de l'interface (la version FR Canada a toujours quelques éléments qui reste à traduire; la version FR France est plus complète).

Il est également à noter qu'on fera ensemble l'installation et une mise-à-jour de CiviCRM, mais les participants qui ont moins d'expérience ou de facilité avec certaines tâches tel que de l'utilisation d'un client FTP ne seront pas forcément prêts à faire toutes les futurs mises-à-jour sans support externe.

Comment s'inscrire

Pour l'inscription en lign, voir http://services.koumbit.org/fr/node/18. Pour toute question, nous vous invitions à nous contacter à info@koumbit.org.

Vous cherchez de la documentation pour vous aider à utiliser CiviCRM?

Un survol de documentation usager disponible sur la page (et les pages enfants de http://wiki.koumbit.net/CiviCrm/HowTo/Présentation

Les pages de présentation des deuxième et troixième séances du cours aussi des liens vers de la documentation pour les usagers de CiviCRM. Ces pages de présentation sont au liens suivantes :

• /DeuxiemeCours

• /TroisiemeCours

Informations internes à Koumbit

Les membres de l'équipe de Koumbit pourraient s'intéresser à certaines informations (disponible uniquement à l'interne) tel que

• le budget: https://wiki.koumbit.net/FormationsExternes/2011Automne/Budget

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