Création d'une nouvelle liste

Le formulaire de création de listes est disponible à l'adresse: https://listes.koumbit.net/cgi-bin/mailman/create

Voici une description des champs:

• Name of list: court nom, composé de lettres et de chiffres, qui sera utilisé pour l'adresse courriel. Par exemple: mexico-noticias
• Initial list owner address: adresse courriel de la personne qui sera administrateur de la liste (qui pourra gérer les abonnements, modération, etc.).
• Auto-generate initial list password? (yes/no): si oui, un mot de passe aléatoire sera envoyé à l'administrateur par courriel, lors de la création de la liste. Sinon, il faudra spécifier le mot de passe dans les champs suivants.
• Initial list password: mot de passe administrateur et modérateur de la liste.
• List creator's (authentication) password: le mot de passe Mailman pour créer des listes.

Une fois la liste créée, retourner à la liste de toutes les listes (https://listes.koumbit.net/mailman/listinfo) pour configurer plus en détail la liste.

Identification de la liste

La liste des listes (https://listes.koumbit.net/mailman/listinfo) affiche par défaut "[no description available]" dans le champ description d'une liste. Pour le changer:

• Cliquer sur le nom de la liste
• Au bas de l'écran de la page d'info de cette liste, cliquer sur le lien "administrative interface".
• Après avoir entré le mot de passe administrateur de la liste, vous serez dans le formulaire des "options générales" de la liste. Trouver le champ "A terse phrase identifying this list" pour y entrer une courte description qui sera affichée sur la liste des listes.
• Lorsque terminé, cliquer sur le bouton "submit your changes" (au bas de la page) pour enregistrer le changement.

Permettre uniquement aux abonnés de poster sur la liste

Très souvent, une liste se fait bombarder de spam (pourriels) et le modérateur de la liste doit approuver ou rejeter bon nombre de messages à chaque jour. On peut éviter cette situation en autorisant uniquement les abonnés de poster à la liste. Les non-membres recevront un avertissement comme quoi ils doivent d'abord s'abonner pour poster. Voici la procédure:

• Se connecter à l'interface administrative de la liste
• Cliquer sur le menu "Privacy options" (situé au haut de l'écran, dans la 2e colonne)
• Cliquer sur le sous-menu "Sender filters"
• Puis trouver l'option "Action to take for postings from non-members for which no explicit action is defined" (vers le bas du formulaire). Cliquer sur "Reject".
• Enfin, cliquer sur le bouton "Submit your changes" situé au bas de la page.

Ainsi, les messages des non-membres seront automatiquement rejetés. Si un membre poste par erreur à partir d'une adresse non-abonnée, il recevra un avertissement que son message a été rejeté.

Désactiver une liste

Lorsqu'une liste n'est plus utilisée, mais que l'on veut quand même conserver ses archives et sa liste d'abonnés, on peut réduire la charge administrative de cette liste avec les options suivantes:

• Dans la phrase d'identification de la liste, ajouter un commentaire "liste inactive".
• Bloquer tous les messages envoyés par les abonnés. Évite qu'un abonné envoie par erreur un message sur une liste inactive:
  • se connecter à l'interface administrative de la liste
  • dans la section générale, trouver l'option "Emergency moderation of all list traffic", cliquer sur "yes".
  • Cliquer sur le bouton "submit your changes" (au bas de la page) pour enregistrer le changement.
• En utilisant les "sender filters" (voir la section précédente), cliquer sur l'option "discard". Ainsi, tous les messages seront ignorés. Une liste inactive reçoit généralement que du spam, donc c'est mieux que le serveur n'ait pas à envoyer d'avertissements que les messages sont rejetés.

Changer un mot de passe administrateur ou modérateur

Lorsqu'une liste est créée pour un autre groupe, il est important de changer le mot de passe de la liste. On a deux choix:

• mot de passe administrateur: permet de changer la configuration de la liste, d'abonner ou de désabonner des membres, en plus d'avoir accès à la modération des messages en attente.
• mot de passe modérateur: donne accès uniquement à la modération de messages en attente.

Pour changer un mot de passe:

• Se connecter à l'interface administrative de la liste
• Cliquer sur le menu "Passwords" (situé au haut de l'écran, dans la 1re colonne)
• Entrer un nouveau mot de passe dans l'espace approprié.
• Cliquer sur le bouton "Submit your changes" pour enregistrer.

À noter que même avec le mot de passe de la liste changé, vous pourrez quand même accéder à l'interface administrative de la liste et à sa modération en utilisant le mot de passe principal (mailman site password).

Suppression d'une liste

Il n'y a pas d'interface graphique pour la suppression d'une liste et de ses archives (ex: en cas d'erreur lors de la création d'une liste). Il faut demander au technicien de le faire.

Configuration d'une liste de discussion

Considérations générales

Avant de demander la création d'une liste de diffusion au responsable de votre compte AlternC, vous devez avoir clairement entête quel type de liste vous désirez. Les questions suivantes vous aiderons à avoir une liste de diffusion selon vos besoins et sans surprise.

1. Est-ce que les messages envoyés à la liste par les abonnées seront directement envoyés sur la liste, modérés, ou encore complètement rejetés?
2. Est-ce que les abonnements et les résiliations à la liste de diffusion sont modérés?

Voici quelques configurations supplémentaires (optionnel):

1. Est-ce que les messages envoyés à la liste par des non-abonnées seront modérés ou directement rejetés?
   • Recommendation de la configuration par défaut, les messages sont rejetés automatiquement pour éviter la modération de pourriels.
2. Si votre liste est modéré, veuillez fournir une ou plusieurs adresses courriels des personnes en charge de la modération de la liste.
   • Normalement, le responsable de la liste est aussi le modérateur de la liste.
3. Est-ce que les archives des messages envoyés à la liste sont publiques ou seulement visible par les abonnées de la liste?
   • Recommandation : par défaut, les archives devraient être publique.
4. Est-ce que la liste des adresses courriels des abonnées est disponible à tous les abonnées ou seulement au(x) responsable(s) de la liste?
   • Recommendation: par défaut seulement les responsables.
5. Les messages automatiques du logiciel de liste aux abonnées et la section d'administration sont disponible en plusieurs langues. (français, anglais, espagnole, portugais et d'autres) Si la language est différente que le français avisez le.

Configuration de liste de diffusion à grand volume

• Modération de tous les messages des abonnées.
• Rejeter les messsages de non-abonnés pour éviter les demandes de modération de pourriels
  • Ne pas aviser les administrateurs de la liste quand un message est rejeté.
• Les abonnements et les résiliations ne sont pas modérés.
• La liste des adresses des abonnées est seulement disponible aux administrateurs.

Backup/migration

Comment extraire la liste des abonné(e)s d'une liste de diffusion

La méthode la plus simple mais pas nécessairement la plus pratique est de visiter l'URL:

https://listes.koumbit.net/cgi-bin/mailman/roster/nom-de-liste

Le nom de la liste est visible dans l'URL de gestion de la liste.

Sinon on peut aussi passer par un courriel. On envoie un courriel à l'adresse nomdeliste-request@listes.koumbit.net avec comme contenu seulement:

who votremotdepasse

pour obtenir la liste complète des d'utilisateurs de la liste, il est important de donner le mot de passe de modérateur ou d'administrateur de la liste.

Référence: https://wiki.list.org/DOC/How%20do%20I%20extract%20%28export%29%20a%20list%20of%20my%20list%27s%20members%20%28subscribers%29%3F

Extraire les archives d'une liste

Malheureusement, mailman 2.x n'a aucun mécanisme d'extraction d'archives dans l'interface web. Il faut donc demander à une personne ayant accès au serveur de créer une archive avec des commandes sur le serveur.

Problèmes courants

Tous les courriels sont modérés, même si je demande à Mailman de ne pas le faire

Une option méconnue de mailman est que lorsque qu'un message dépasse un certaine grosseur, il est automatiquement mis en modération.

L'option se trouve dans le menu des configurations générales et se nomme "max_message_size".

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